360小说网 www.360xs.cc,最快更新文秘基础知识最新章节!
总经理助理的工作职责:(指要做的事—做事的责任)
忠诚的总管家----总经理的代言人和执行官。
总经理助理一方面要为企业发展运筹帷幄,另一方面更要分担繁重的行政事务,所以他务必履行对该职业的使命感。
一大态度:
忠诚于企业、忠诚于领导、忠诚于岗位(铁的纪律)
二大守则:
1,具备高度的敬业精神(把工作当是责任,同时还要高质量的付出)
2,绝对保守企业的秘密(因为是岗位的特殊性,很容易泄露秘密)
三大禁忌:
1,禁忌对企业的财务状况做调查。
2,禁忌侵犯总经理的职权。
3,禁忌脱离与员工的关系。
十大工作任务:
1,协助总经理作好经营决策和各项资源整合,并布置、实施、督促、检查、落实该决策的执行情况(落实执行工作)
2,协助总经理调查、研究公司的经营管理情况,并提出处理意见或建议,供总经理参考(协助工作)
3,收集各部门的信息进行分析,及时、如实的向总经理报告(信息反馈工作)
4,总经理不在时,授权处理或代理处理企业内、外的一切事务(代言人工作)
5,协调处理好上、下部门间的垂直关系和各部门间的平衡管理。(沟通工作)
6、每日基本的工作任务:每天下班前要做好三件事,一,5点前传递总经理关于明天的工作安排;二,5点前收集各部门的日报表、建议及需求意见等其它反馈信息,经分类、分析、分层次后在第二天上班前呈送到总经理室。三,每天上午等待总经理对这些信息的处理意见,然后再回送到各部门(该开会解决的及时开会)(日常工作)
7、做好总经理各项会议的组织工作和会议纪录。对决策、决议、决定等文件的起草、立卷、传递、回接、归档或保密的工作要面面俱到。(文案工作)
8,负责公司的文化建设管理工作。(行政工作)
9、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。负责企业内部节日活动或郊游活动。(公关工作)
10,负责保管使用企业图章和。负责企业内、外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。(服务工作)
总经理助理工作职能(做事的质量---发挥自己的综合能力)
一大魅力,
自身的人格修养魅力
四大素质:
1,广阔的知识面,
2,丰富的管理经验、社会经验。
3,智慧的头脑,敏锐的反应
4,干练稳健的办事作风
八大能力:
1,公关能力(商务谈判能力和人际交往能力);
2,沟通能力;
3,组织能力;
4,洞策、判断能力;
5,协调能力;
6,应变能力;
7,分析能力;
8,领导能力。
一,先对总经理助理的工作性质定位
1,是:总管家
围绕着中心工作,上协调领导,下联系员工。外协调机关,内协调部门。事务、政务、薪资等等都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。
2,是不管部长。
把握好工作分寸,上不管领导决策的形成,下放手具体事物实现。管理不巨细,参谋不决断,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。
二。作好参谋工作。
在落实执行工作时要坚决果断;做协助工作时,积极地当好决策参谋,善于发现、分析问题,与领导解决问题提供决策参考;在做信息反馈工作时,要及时、如实。
当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈。
三,要长袖善舞,作好各部门之间的润滑油。
1,协调好上下的垂直关系。(协调能力)
对上:执行时要尊重而不盲从,更不能违背原则。在实际工作中,不看领导眼色是不可能,但要有分寸,坚持原则,不能惟命是从。
2,协调好部门间的平衡关系。(沟通能力)
以企业的利益为出发点,不搞连襟关系,不厚此薄彼。以礼、以诚、以情均等待人。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。
3,是协调好对外关系。(公关能力)
协调好跟上级领导机关的关系、建立好跟客户的善后服务工作、综合管理人力资源的引与用体系等等进行有机的合作。
四,要高效快捷处理有关事务。(决断能力)
1,工作意识要强
总经理助理是一个企业最繁忙的人,所以必须要有强烈的时效观念、意识;求真务实、雷厉风行的工作作风;运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。
2,要分身有术。
明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。该别人代劳之事,要分解任务到人。
3,明责授权,责权相等。
(1),一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。不该为之事,不必插手,反之往往会挫伤员工的积极性。
(2),工作有成绩,不要跟下边抢功争好。出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸,要勇于承担。
(3),工作要扎实,力求实绩、实效。不能摆花架子,更不能弄虚作假。要真实地反映情况,扎实地开展工作。
4,应对突发事件要有章有节。(领导能力、应变能力、组织能力、公关能力、分析能力的凸显)
(1),先接受总经理的授意,召开紧急扩大会议。
(2),对事故处理的工作人员进行分工:组织事故处理小组;组织现场清理小组;组织对家属安慰小组;组织向相关的机关汇报小组;组织向媒体及公众发布信息小组。
(3),把领导小组组长的名单及联系电话在事故会议单上移交给总理,方便总经理能随时了解到事故的真相。
(4),把五小组的事故处理状况做份综合报告,然后交总经理处理。
五。要不断提升个人素质,增加人格的魅力。
1,要当好总经理助理,不但依靠权力的影响力,但更重要的是非权力的影响力。只有二者有机结合,才能更好地开展工作。 如果一个有德、识、谦、容各方面自身素质对大众有很大影响力的人来开展工作。那么他工作起来会很得心应手。
2,要注意自身形象,起好表率作用。
总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。
(1),总经理助理务必要加强自身修养,注重自我形象塑造。
(2),要引导公司全体员工强化形象意识,形成塑造形象的共识。
六,要制订并完善游戏规则。
1;要根据工作需求,建立一套切实可行的工作,并不折不扣地去执行。
2;要在工作实践中不断地加以完善。比如,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等。用制度管人、管事。
3,根据游戏规则,奖优罚劣。表扬、奖励好的,批评、惩罚坏的。确保公司工作正常、有序、高效运转。
七,。要努力营造温馨快乐的工作环境。
1,要着力创造总办工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人。
积极倡导、努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境,增强总办整体效能。
总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容,思想上重视,工作上要研究、策划,采取切实有效的举措,搞好宣传,形成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动,活跃员工的文化生活,努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。
2,要按时完成工作。要注意细节。比如安排同事吃饭吧,你要知道坐哪路车去,收费多少,吃饭地方卫生\味道\价钱\能坐多少人,还有留守人员安全。 3,其次不要打别人小报告, 从上到下的指示不要扩大,如实传达;从下到上的意见不要缩小,如实汇报。个人矛盾协调解决,工作上分歧统一处理。背后不要议论别人还要制止他人有诽谤的言论。
4,对老板态度要不亢不卑
首先要把老板交待的事情做好,不该做不该问的千万不要去问,还有最重要的一点要与下属搞好关系,就算是最低层的都一样,工作只是分工的不同,没有地位的差别。。
总经理助理
1,负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。
2,根据批准的采购计划,按时按量购进货品,要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。
3,负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作,确保质量和时间要求。
4,对购进物品保存质保书、保修单,对使用中的问题负责,并能与厂商及时的联系解决。
5,对购进物品做好移交验收工作,提供合法齐全的原始发票及附有的技术。
6,主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照,完成批文手续及出境手续等事宜。 7,具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜,以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。
8,必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务。